Формы заявлений в формате PDF распространены в академических учреждениях и на рабочих местах, но их нелегко редактировать. Большинство людей выбирают стороннее программное обеспечение или даже распечатывают PDF-формы для их заполнения. Вместо того, чтобы искать беспорядочные обходные пути, вы можете просто использовать функции macOS для заполнения профессиональных форм приложений.
Ниже мы рассмотрели все аспекты заполнения формы заявки и то, как macOS может помочь вам с помощью встроенных функций и инструментов.
1. Заполните форму PDF в режиме предварительного просмотра
Предварительная версия предустановлена на всех компьютерах Mac. Обязательно загрузите форму в формате PDF, которую вы хотите заполнить.
Перейдите на панель запуска в вашей системе и найдите Preview. Появится окно выбора файла, и вы сможете выбрать форму PDF для редактирования.
Когда ваша форма откроется в приложении Preview, щелкните значок слева от панели поиска. Это кнопка «Показать панель инструментов для заполнения форм», которая открывает другую ленту с параметрами заполнения форм. Выберите первый инструмент, представленный буквой «А», с помощью курсора, называемого кнопкой «Выделение текста».
Теперь вы можете нажать на любое поле и начать заполнение формы.
Когда закончите, нажмите «Файл»> «Экспорт», чтобы сохранить изменения в новый PDF-файл. Вы можете переименовать отредактированную форму, сохранить ее в другом месте, а также изменить ее формат на JPEG, PNG, TIFF и т. д. В меню «Файл» вы также можете поделиться этой отредактированной формой напрямую через Почту, Сообщения или AirDrop.
В качестве альтернативы, когда вы загружаете PDF-файл, вы можете щелкнуть его и нажать клавишу пробела для быстрого просмотра. Нажмите кнопку «Разметка» (обозначенную ручкой) в строке заголовка, чтобы сразу начать заполнять свои данные.
Обратите внимание, что все изменения, которые вы делаете в режиме предварительного просмотра, автоматически сохраняются в документе. Если вы хотите сохранить исходный файл, создайте копию формы PDF перед редактированием. Когда вы загружаете форму PDF, щелкните ее, удерживая клавишу Control (или щелкните правой кнопкой мыши), чтобы получить параметр «Копировать», а затем вставьте ее, нажав клавишу Control в нужном месте.
2. Создайте подпись в предварительном просмотре
Это должна быть одна из самых полезных встроенных функций macOS. Чтобы подписать PDF-файл или добавить свою подпись к любому документу, просто откройте файл в приложении «Просмотр» и нажмите кнопку «Показать панель инструментов для заполнения форм». Теперь вы увидите кнопку «Подпись» на панели инструментов ниже, обозначенную значком набросанного текста.
Нажмите на нее и перейдите к «Создать подпись». Существует три способа создания и хранения вашей подписи на вашем Mac:
Использование трекпада
Следуйте инструкциям на экране и начните подписывать свое имя на трекпаде любым пальцем. Нажмите любую клавишу, а затем нажмите «Готово». Вы можете очистить и повторить попытку, если подпись неточна.
Использование камеры
Этот метод производит наиболее точные цифровые подписи. Просто распишитесь на белом листе бумаги и поднесите его к камере вашего Mac. Нажмите «Готово», когда получите правильный цифровой оттиск.
Использование iPhone или iPad
Если подписание с трекпада кажется сложным, вы можете подписать на экране вашего iPhone, используя палец. Вы также можете выбрать свой iPad и использовать Apple Pencil для подписи.
Создав подпись, добавьте ее в формы PDF за считанные секунды. Перетащите его, чтобы изменить положение, и используйте ручки, чтобы отрегулировать размер.
3. Используйте камеру Continuity для сканирования документов
Многие формы заявлений требуют, чтобы вы приложили подтверждающие документы. Вы можете легко использовать свой iPhone или iPad для сканирования документов и непосредственного сохранения их на вашем Mac.
Чтобы использовать эту функцию, убедитесь, что на обоих устройствах включены Bluetooth и Wi-Fi. Камера Continuity работает на устройствах под управлением iOS 16, macOS Ventura или более поздней версии, поэтому сначала убедитесь, что вы соответствуете требованиям.
Теперь на вашем Mac щелкните экран, удерживая клавишу Control, на том месте, где вы хотите сохранить отсканированные документы (будь то на рабочем столе или в любой конкретной папке).
В контекстном меню выберите «Импорт с iPhone» > «Сканировать документы». Это автоматически откроет сканер на вашем iPhone. Камера может обнаруживать края документа для сглаживания. Вы можете перетащить рамку, чтобы внести изменения, и выбрать «Повторить» или «Сохранить сканирование» по мере необходимости.
После сканирования документов нажмите «Сохранить». Отсканированный документ появится на вашем Mac в формате PDF; вы можете найти его в том же месте, где вы инициировали процесс. Теперь вы можете открыть эту отсканированную PDF-форму в режиме предварительного просмотра и при необходимости поставить на ней свою цифровую подпись.
4. Объедините PDF-файлы
Что делать, если вам нужно объединить документы, которые вы только что отсканировали, с формой заявки? Или, может быть, у вас есть несколько отсканированных документов, которые вам нужны в одном PDF-файле? Предварительный просмотр может помочь вам и здесь.
Откройте приложение «Просмотр» и выберите PDF-файл, который нужно сохранить первым в последовательности. Нажмите «Вид» в строке меню и выберите параметр «Миниатюры» в раскрывающемся списке.
Перетащите PDF-файлы, которые вы хотите объединить, на левую панель, называемую боковой панелью эскизов. Теперь все ваши страницы объединены с первым PDF. Вы также можете изменить порядок этих страниц, перетаскивая миниатюры в нужные места.
5. Изменение размера и порядка страниц PDF
MacOS предлагает различные варианты редактирования файла PDF, включая изменение размера и порядка страниц PDF.
Откройте PDF-файл в приложении «Просмотр» и нажмите кнопку «Показать панель инструментов для заполнения форм» рядом с панелью поиска. Теперь нажмите кнопку «Прямоугольное выделение» на панели инструментов прямо под ним и выберите часть страницы, которую вы хотите сохранить.
После выбора автоматически появится кнопка Crop. Нажмите на нее, чтобы изменить размер страницы PDF. Вы также можете отменить обрезку, нажав «Правка» > «Отменить обрезку» в строке меню.
Если некоторые из ваших отсканированных страниц ориентированы беспорядочно, вы также можете повернуть их с помощью предварительного просмотра.
Щелкните значок «Повернуть» в строке заголовка (обозначен прямоугольником со стрелкой рядом с кнопкой «Разметка»), чтобы повернуть страницу, пока не получите желаемую ориентацию. Вы также можете вращать несколько страниц одновременно, выбирая их миниатюры на левой панели, удерживая клавишу Shift, а затем поворачивая их вместе.
Наконец, если форма вашей заявки имеет определенные ограничения по размеру, вы также можете сжимать PDF-файлы на своем Mac без потери качества.
Заполняйте формы заявок быстрее с помощью вашего Mac
В macOS предустановлены функции, повышающие производительность при выполнении любых задач. Все, что вам нужно сделать, это научиться более эффективно использовать свой Mac.
Приведенные здесь советы помогут вам заполнить все типы PDF-форм с помощью предварительного просмотра и сократить время, затрачиваемое на переключение между приложениями. Инструменты разметки в Preview, которые упрощают заполнение форм, также можно использовать для комментирования снимков экрана и фотографий.
