Новости в мире

Как организовать удаленную работу для сотрудников: лайфхаки и самый нужный софт (19 ноября 2022)

Эта тенденция выгодна как сотрудникам, так и компаниям. Работникам не требуется тратить время на дорогу, а владельцы бизнеса могут сэкономить на аренде помещения для офиса, покупке оборудования, организации кухни и т.д.

Чтобы удаленная работа была эффективна, требуется ответственно подойти к организации процесса. Сотрудников необходимо приучить к самоконтролю, отчетности и строгим дедлайнам. В этой статье мы разберем, как решить все проблемы, которые могут возникнуть при переводе бизнеса на удаленку.

Решения популярных вопросов по удаленной работе

Основные переживания у владельцев бизнеса вызывают вопросы, как организовывать рабочее время, хранить официальную документацию и оценивать эффективность сотрудников. Чтобы решить эти проблемы, выставляйте четкие задачи и дедлайны, проводите онлайн-совещания, используйте специальный софт и онлайн-платформы. Ниже рассмотрим все эти пункты подробнее.

Выставление задач и дедлайнов

Примеры проблем:

  • Члены команды работают над различными проектами, однако работодатель не отслеживает, кто и чем занят. Задачи выполняются позже поставленных сроков, и компания теряет деньги.
  • Менеджер в маркетинговом агентстве не видит, кто из дизайнеров закончил работу над макетом. Чтобы дать следующую задачу, приходится писать каждому и спрашивать лично.
  • Программист должен был написать код для программы в течение месяца. Он отложил задачу на последнюю неделю, и в итоге не успел ее закончить.

Решение:

Обязательно ставьте задачи и устанавливайте четкие дедлайны для всех членов команды. Можно воспользоваться специальными планировщиками, например Trello, Planner Todoist. Ставьте задачи подразделениям компании, определенным людям, рабочим группам. Пропишите цель, сроки и прикрепите необходимые для работы файлы.

У любой задачи должен быть четкий дедлайн. Большие проекты можно разбить на несколько составляющих, и у каждого этапа установить дату выполнения. Обсудите с сотрудниками, сколько времени у них займет задача. За сдачу работы вовремя или раньше срока работников можно премировать.

Составление графика работы

Примеры проблем:

  • Появилась срочная задача, а дизайнер ушел в магазин на час. Макет не будет выполнен вовремя.
  • Утром клиент на сайте спросил о свойствах товарах. Менеджер приступил к работе только к 12. В итоге запрос был проигнорирован, и человек отказался от покупки.
  • В день у сотрудника маркетинговой компании появляется около трех задач, которые он выполняет за 3 часа. Работодатель же платит за полный восьмичасовой день.

Решение:

Заранее подумайте, если ли необходимость в четком графике. Многим организациям не важно, сколько человек работает по времени. Главное — выполнение задач. В таком случае нет смысла платить команде за полный рабочий день. Ставьте проекты на день или неделю, устанавливайте четкие дедлайны и оплачивайте только выполненные задачи.

Если в течение дня возникают срочные задачи, запросы от клиентов, лучше установить четкий график. Пропишите время начала и завершения смены в трудовом договоре.

Отслеживание эффективности работников

Примеры проблем:

  • Два дизайнера проводят одинаковое количество времени на рабочем месте, однако один делает за день 10 макетов, а второй — только 2.
  • Менеджер по продажам не успевал выполнять поставленные задачи. При проверке его рабочего времени оказалось, что он каждый день опаздывал на 1 час.
  • Сотрудник получает почасовую оплату, однако в течение дня вместо выполнения задач посещает соцсети, смотрит видео на YouTube и т.д.

Решение:

Установите на компьютеры членов команды систему контроля. С ее помощью можно автоматически учитывать рабочее время, узнавать об использовании стороннего софта.

Хорошим решением будет программа ОфисМЕТРИКА от российского разработчика. С ее помощью вы сможете:

  • Отслеживать, сколько времени сотрудники проводят на обедах и перекурах.
  • Составлять графики с информацией, на каких сайтах и в каких программах каждый работник проводит больше всего времени.
  • Анализировать финансовые потери из-за перерывов, опозданий.
  • Выяснять нагрузку членов команды и ставить дополнительные задачи при наличии свободного времени.
  • С легкостью отслеживать опоздания и переработки.

Также можно оценивать продуктивность сотрудников за определенный период с помощью графиков, снижать вероятность утечки конфиденциальной информации за счет отслеживания посещений веб-платформ. Узнайте о других возможностях софта по ссылке выше.

Если у вас проектная занятость, воспользуйтесь CRM-системами. В них можно анализировать, сколько времени занимает у сотрудника выполнение задачи, оценить количество завершенных за месяц проектов и т.д. Лучший софт: Bitrix24, A2B и amoCRM.

Хранение отчетов, клиентских документов и других

Примеры проблем:

  • Работники не могут составить коммерческое предложение для клиента, так как часть документов недоступна одному из сотрудников.
  • Дизайнер хранил все контакты своих клиентов на персональном компьютере. При увольнении компания потеряла доступ к этим данным.
  • Работник отправил документ, в котором была совершена ошибка. Его коллега не может оставить комментарий или внести изменения в документ.

Решение:

Для хранения всех документов и отчетов используйте облачное хранилище, которым управляет компания. Таким образом вы всегда сможете редактировать, комментировать и просматривать любые материалы. Открывать доступ к конкретному документу можно только для сотрудников, которые работают над проектом или общаются с клиентом.

Самыми популярными онлайн-платформами являются Google Диск, Яндекс.Диск, OneDrive, Dropbox.

Вовлеченность сотрудников в рабочий процесс

Примеры проблем:

  • Бухгалтер составляет ежемесячный отчет. Ему не хватает документов от одного менеджера, который редко проверяет почту, и ответа можно ждать несколько часов.
  • В компанию пришел стажер, у которого возникает много вопросов по рабочему процессу. Коллеги редко отвечают по почте, поэтому срываются дедлайны.
  • Члены команды хотят задать вопросы по поставленным задачам на неделю, но начальник не отвечает на сообщения и письма.

Решение:

Введите четкий график созвонов, рабочих совещаний, планерок и т.д. Например, каждый понедельник можно обсуждать поставленные на неделю задачи, а по пятницам — результаты работы. Используйте для конференций программы и онлайн-сервисы Microsoft Teams, Zoom, Skype, Jazz by Sber.

Для оперативного общения можно использовать корпоративные мессенджеры JivoSite, Microsoft Teams, VK Teams, МойОфис и tada.team.

Подводим итоги

Теперь вы знаете, как ввести удаленную занятость. Если заранее продумать все нюансы и внедрить специальный софт, такая работа будет так же эффективна, как и полный рабочий день в офисе. Четко пропишите график сотрудников, укажите задачи для каждого отдела и установите дедлайны, введите системы контроля времени и проводите онлайн-совещания. Удачи!

Показать больше

Похожие статьи

Кнопка «Наверх»